7. Niet gehonoreerde aanmeldingen

Toelichting relatie SDG's

SDG 8: Door medewerkers een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer aan te bieden, draagt dit bij aan het creëren van waardig werk en het versterken van de economische groei. Het versterken van de positie op de arbeidsmarkt en het bieden van secundaire arbeidsvoorwaarden helpt bij het aantrekken en behouden van gekwalificeerd personeel, wat essentieel is voor het uitvoeren van de taken van de gemeente en het bereiken van haar ambities.

Toelichting aanmelding
Om onze taken als gemeente uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk om nu en in de toekomst voldoende gekwalificeerd personeel in huis te hebben. Dit is een lastige opgave gezien de krapte op de arbeidsmarkt in het algemeen – en specifiek binnen de beleidsterreinen waar we te maken hebben met grote, complexe opgaven. Om onze positie op de arbeidsmarkt te versterken, willen we onze medewerkers een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer bieden. Reiskostenvergoeding is een van de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden voor werkzoekenden en wordt door het merendeel van de overheidsorganisaties in de regio geboden. Ook de omliggende gemeenten hebben wel al een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer ingevoerd. Deze aanmelding volgt ook de denkwijze van de Ondernemingsraad.

Dit voorstel draagt bij aan het versterken en behouden van een goede concurrentiepositie op de regionale arbeidsmarkt, zodat we de juiste medewerkers kunnen binden aan de organisatie om aan onze ambities te werken.

Risico indien niet gehonoreerd
1.   Een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer is een van de belangrijkste arbeidsvoorwaarden voor werkzoekenden. Het merendeel van de overheidsorganisaties in de regio biedt dit inmiddels.  Bovendien zijn overige arbeidsvoorwaarden bij deze organisaties min of meer gelijk (flexibele werktijden, verlof, pensioenregeling etc.). Wanneer gemeente De Fryske Marren geen reiskostenvergoeding biedt, is dat direct van invloed op onze concurrentiepositie op de arbeidsmarkt. Dit is een probleem, want de huidige krapte op de arbeidsmarkt maakt het al lastig om bepaalde kritische functies duurzaam in te vullen.

2.   Het niet kunnen bieden van een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer heeft effect op de salarisonderhandelingen en vormt soms zelfs een belemmerende factor bij het “vastleggen” van nieuwe medewerkers. We zien dat regelmatig iets extra’s moet worden geboden in de vorm van extra periodieken of een arbeidsmarkttoelage om reiskosten te compenseren. Dit is niet wenselijk.

Toelichting relatie SDG's

SDG 16: Door te streven naar verantwoordelijkheid en goed geregelde administratieve processen zorgen we voor een sterke en betrouwbare publieke instelling.

Toelichting aanmelding
Vanaf 2024 verdubbelt het aantal aanvragen voor paspoorten en ID-kaarten ten opzichte van 2023. In 2026 is zelfs sprake van een verdrievoudiging ten opzichte van 2022. Het aantal aanvragen zet de dienstverlening aan de publieksbalies onder druk voor de jaren 2024 t/m 2028. Na 2028 neemt de reisdocumentenpiek af.

Bijna tien jaar geleden werd de geldigheidsduur voor paspoorten en identiteitskaarten verlengd van vijf naar tien jaar. In 2014 ging deze nieuwe regel van kracht. Volwassenen die tussen 2014 en 2018 een reisdocument hebben aangevraagd, mogen vanaf 2024 weer een nieuwe ID-kaart of paspoort aanvragen. De Nederlandse Vereniging Voor Burgerzaken (NVVB) verwacht tussen 2024 en 2028 dan ook een piek naar aanleiding van de huidige reisdocumentendip (2019-2023).

Beoogd resultaat
Inwoners ontvangen de dienstverlening die zij van de gemeente gewend zijn; ook tijdens de reisdocumentenpiek in 2024 t/m 2028.

Deze extra fte’s kunnen worden gerealiseerd door urenuitbreiding in het huidige balie team. Op deze manier hoeven we geen werving en selectie uit te voeren en geen nieuwe medewerkers in te werken.

Risico indien niet gehonoreerd
1. Het niveau van dienstverlening dreigt te zakken als de gemeente niet anticipeert op de reisdocumentenpiek.

2.De werkdruk bij de medewerkers wordt hoger omdat we meer werkzaamheden verrichten met het huidige team balie.

3.Als de extra aangevraagde fte’s niet wordt gehonoreerd zullen we keuzes moeten maken in onze dienstverlening; welke diensten kunnen we dan niet meer verlenen?

Toelichting relatie SDG's

De aanmelding is niet gemoeid met de duurzame ontwikkelingsdoelen.

Toelichting aanmelding
In 2023 is het project inrichten procesmatig werken afgerond. Hiermee is de basis gelegd voor de uitvoering van de rechtmatigheidsverklaring van het college en het optimaliseren van de bedrijfsvoering. De beschreven processen t.b.v. de rechtmatigheidsverantwoording moeten elk jaar worden gecontroleerd/geactualiseerd. Deze manier van werken wordt in steeds meer onderdelen van de gemeentelijke dienstverlening vereist, zoals bijvoorbeeld de Wet op de politiegegevens. Tot slot draagt de inzet bij aan de verdere kwaliteitsverbetering van de organisatie.

Dit vergt extra inzet vanuit onze organisatie in de uitvoering. Door deze inzet te combineren met zaakgericht werken kunnen we 1 fte medewerker procesbeheer de huidige verplichtingen en ambities uitvoeren.

Risico indien niet gehonoreerd
1.   Dan zal de rechtmatigheidsverklaring een belangrijk deel van de beschikbare capaciteit opeisen.

2.   Niet invullen. Dan zullen we in de werkzaamheden moeten prioriteren. Waarschijnlijk gaat dat ten koste van de gemeentelijke ambities, omdat we wettelijke verplichtingen en continuïteit van de dienstverlening voorrang moeten geven. Daarop worden we ook geauditeerd (accountant, Ensia).

Toelichting relatie SDG's

De aanmelding is niet gemoeid met de duurzame ontwikkelingsdoelen.

Toelichting aanmelding
In toenemende mate wordt er binnen onze organisatie gebruik gemaakt van digitale systemen. Aan het beheer van de systemen worden steeds hogere eisen gesteld vanuit wet- en regelgeving. Daarmee neemt de druk op het functioneel beheer toe. Zowel de continuïteit van de bedrijfsvoering in de kernprocessen als de prioriteiten voor programma Dienstverlening, inclusief Fixi (meldingen openbare ruimte), leunen op deze invulling. Met de huidige bezetting van het functioneel beheer kunnen wij deze continuïteit onvoldoende waarborgen.

Risico indien niet gehonoreerd
1. Inhuren. Daarmee worden de kosten hoger, terwijl de noodzaak structureel is.

2. Niet invullen. Dan zullen we in de werkzaamheden moeten prioriteren. Waarschijnlijk gaat dat ten koste van de gemeentelijke ambities, omdat we wettelijke verplichtingen en continuïteit van de dienstverlening voorrang moeten geven. Daarop worden we ook geauditeerd (accountant, Ensia).

Toelichting relatie SDG's

De aanmelding is niet gemoeid met de duurzame ontwikkelingsdoelen.

Toelichting aanmelding
Extra geld voor het kunnen inzetten van externe werving- & selectiebureaus bij moeilijk vervulbare vacatures.

Op de arbeidsmarkt gaat het om de vraag naar en aanbod van arbeidskrachten. Het aanbod van arbeidskrachten is sterk verminderd en leidt tot krapte op de arbeidsmarkt. Hierdoor zijn bepaalde vacatures in onze organisatie moeilijk en soms niet in te vullen. Dit betreft vooral de hoger gekwalificeerde en specialistische functies. Externe werving- en selectiebureaus kennen zowel de markt, als de behoeften en belangen van professionals binnen hun netwerk en slagen er hierdoor in om geschikte kandidaten voor ons te werven en te selecteren. Omdat wij onvoldoende budget hebben om deze kosten te dekken, heeft dit in 2023 al geleid tot een overschrijding. Dit betreft een structurele ontwikkeling en daarom vragen wij € 80.000 aan.

Risico indien niet gehonoreerd
1.   Het niet meer inzetten van externe werving- en selectiebureaus heeft tot gevolg dat moeilijk vervulbare vacatures niet worden ingevuld of dat het zeer lang gaat duren voordat deze worden ingevuld. Het langer open staan van vacatures leidt tot een hogere werkbelasting van de zittende medewerkers wat kan leiden tot overbelasting en uitval door ziekte. Om te voorkomen dat onze dienstverlening aan de inwoners onder druk wordt gezet, zal het noodzakelijk zijn om extra tijdelijke krachten in te huren (ten laste van het centraal inhuurbudget). Dit tot het moment dat een geschikte kandidaat in dienst treedt.
2.   Als er geen extra geld wordt toegekend voor het inzetten van externe werving- en selectiebureaus zal er sprake zijn van een forse overschrijding van het P&O budget met € 80.000.